Commercieel beheer
Software voor het opmaken en beheren van commerciële documenten
Het commercieel beheer van Admin2Win stroomlijnt het hele verkoopproces van jouw bedrijf in zeven ijzersterke modules. Elke module omvat een administratieve stap in het commerciële proces:
- Calculatie
- Offerte
- Order
- Leverbon
- Vorderingsstaat
- Factuur
- Openstaande klanten / rappelbeheer
Met de handige overnamefunctie (opslaan als) hoef je niet telkens elk document opnieuw aan te maken. De gegevens kunnen automatisch via een kopie van het ene document in het andere overgedragen worden.
Dankzij een intelligente koppeling met de module projectbeheer kan je alle commerciële documenten (calculatie, offerte, orderbevestiging, leveringsbon, vorderingsstaat en facturen) op een eenvoudige manier aan een project laten linken.
In het documentbeheer per project heb je een duidelijk overzicht over de gekoppelde documenten. Met een directe link navigeer je snel naar het document dat je wenst in te kijken, aan te passen of door te sturen.
Calculatie
De module 'calculatie' biedt de mogelijkheid om een project of product waarvoor een prijsberekening moet gebeuren in onderdelen of posten op te splitsen. Dit wordt gevisualiseerd in een duidelijke boomstructuur. Voor elk onderdeel of post kan je een gedetailleerde berekening maken met volgende elementen: voorziene tijden of uren per verschillende bewerking, benodigde materialen en derden (diverse kosten).
Het systeem berekent per onderdeel of post telkens zowel de kost- als de verkoopprijs. Een prijscalculatie kan overgezet worden naar een offertedocument voor de klant of dient als werkvoorbereiding voor een project of productieopdracht.
Elk onderdeel of post kan afzonderlijk bewaard worden om in toekomstige calculaties opnieuw te gebruiken.
Via een eenvoudige klik wordt de calculatie omgezet naar een offertedocument, klaar om door te mailen naar de klant.
Offerte
Met de 'offerte' module kan je een prijsopgave maken op basis van vrije tekstlijnen en uitgebreide omschrijvingen. Bovendien is het mogelijk om artikelen uit de artikelenlijst of stukken uit de stuknummerlijst op te halen en in de offerte op te nemen. De offerte kan in een professionele layout afgedrukt worden. Via Microsoft Outlook mail je het document vlot naar je klanten.
Wens je echter een volledig beschrijvende offerte te maken? Ook dit behoort tot de mogelijkheden. Offertes opgemaakt in Word of Excel kunnen vanuit Admin2Win voorbereid worden.
In een offerte kan je makkelijk subtotalen maken, foto's van het aangeboden product toevoegen en zaken 'in optie' of 'als variante' aan het document toevoegen.
Met de functie overname (opslaan als) kan je elk document naar een andere stap in het verkoopproces kopiëren. Bijvoorbeeld van offerte naar order.
Vorderingsstaat
Aan de hand van de offertedetails is het mogelijk om een vorderingsstaat te genereren. De vorderingsstaat werkt volgens het klassieke systeem van huidige, vorige en totale vordering. Ten allen tijd kan je ook het oorspronkelijke offertetotaal raadplegen. Elke vorderingsvoorstel wordt in pdf bewaard.
Vanuit de vordering kunnen automatisch facturen gegenereerd worden.
Order
De 'orders' module heeft een centrale functie in Admin2Win. In het orderbeheer worden de bestellingen van klanten ingegeven en worden de uitgevoerde leveringen nauwgezet afgeboekt. Via de ordermodule heb je op elk moment een correct zicht op lopende orders van klanten. Een order kan desgevallend direct omgezet worden naar een project of productieopdracht.
Via de 'bestellijst orders' kunnen orderlijnen (verkoopdocument) op een eenvoudige manier omgezet worden in bestellingen naar de leveranciers (aankoopdocument).
Leverbon
Een leverbon kan opgemaakt worden door gebruik te maken van vrije tekstlijnen en uitgebreide omschrijvingen. Het is echter ook mogelijk om een leverbon op te maken via het afpunten van de nog openstaande orderlijnen. Een leverbon kan op een eenvoudige manier gefactureerd worden.
Admin2Win Mobile is ons platform voor de mobiele medewerker. Deze app voor Windows 10 kan zowel gebruikt worden op een klassieke laptop als op een tablet. Met de toepassing 'leverbon' kan uw mobiele medewerker een voorbereide leverbon door de klant laten aftekenen en afmelden.
Factuur
De laatste stap in het proces van de verkoop is de facturatie. Je kan in deze module een factuur op verschillende manieren door het systeem laten opmaken. Naast de opmaak van een 'manuele factuur' kan je ook factureren genereren vanuit leverbonnen, vorderingsstaten, interventiebonnen of nacalculatie van projecten.
Admin2Win is e-factuur ready. Dit betekent dat een digitale versie van het document zowel in leesbare pdf als in xml (UBL) geautomatiseerd per mail naar klanten kunnen verstuurd worden. De elektronische factuur kan ook uitgewisseld worden met diverse boekhoudpakketten (Yuki, Octopus, Exact Online, Wings, ExpertM, Topaccount, Briljant, Sage Bob 50, Venice, Adsolut, Admisol, Winbooks, …) of zelfs verstuurd worden (bijvboorbeeld via Codabox naar Peppol).
Openstaande klanten / rappels
Voor klanten die de ingave doen van hun boekhouding in een boekhoudpakket niet zelf doen, is het mogelijk om de opvolging van openstaande facturen in Admin2Win te doen. Een inkomende betaling kan in het debiteurenbeheer ingegeven worden. Bij vervallen facturen kunnen rappelbrieven geautomatiseerd via e-mail uitgestuurd worden.
Het afpunten van inkomende betalingen kan geautomatiseerd worden via het inlezen van Coda-bestanden.