Een korte vraag of snel support nodig? Bel ons op het nummer +32 (0)56 36 30 20 en we helpen je graag verder!

Terug naar het overzicht

Commercieel beheer

Software voor het opmaken en beheren van commerciële documenten

Image 1

Het commercieel beheer van Admin2Win stroomlijnt het hele verkoopproces van jouw bedrijf in zes ijzersterke modules. Elke module omvat een administratieve stap in het commerciële proces: prijscalculatie, offerte, order, leverbon, vorderingsstaat en factuur.

Met de handige overnamefunctie (opslaan als) hoef je niet telkens elk document opnieuw aan te maken. De gegevens kunnen automatisch via een kopie van het ene document in het andere overgedragen worden.

Group 8 Created with Sketch.

Dankzij een intelligente koppeling met de module projectbeheer kan je alle administratieve documenten (calculatie, offerte, orderbevestiging, leveringsbon, vorderingsstaat en facturen) op een eenvoudige manier aan de verschillende projecten linken.

Group 8 Created with Sketch.

In het documentbeheer per project heb je een duidelijk overzicht over de gekoppelde documenten. Met een directe link navigeer je snel naar het document dat je wenst in te kijken, aan te passen of door te sturen.


Prijscalculatie

De module prijscalculatie van het CRM-pakket biedt de mogelijkheid om een project of product waarvoor een prijsberekening of prijscalculatie moet gebeuren in een onbeperkt aantal onderdelen uiteen te rafelen. Dit wordt gevisualiseerd in een duidelijke boomstructuur.

Voor elk onderdeel kan je een gedetailleerde berekening maken: voorziene tijden of uren per verschillende bewerking, de benodigde materialen en derden (diverse kosten). Het systeem berekent per post op de offerte of per onderdeel telkens zowel de kostprijs en verkoopprijzen, dit steeds per niveau van het project of product.

Een prijscalculatie kan overgezet worden naar een offertedocument voor de klant of dient als werkvoorbereiding of voorcalculatie van een project of productieopdracht.


Offerte / CRM

Met de module offertes kan je een prijsopgave voor een klant maken op basis van vrije tekstlijnen en uitgebreide omschrijvingen. Bovendien is het mogelijk om de artikelen uit de artikelenlijst of stukken uit de stuknummerlijst op te halen en in de offerte op te nemen.

De offerte kan in een mooi en professioneel ogende layout afgedrukt worden. Via Outlook mail je het document vlot naar je klanten.

Wens je echter een volledig beschrijvende offerte te maken? Ook dit behoort tot de mogelijkheden, een of meerdere offertes opgemaakt in Word of Excel kunnen immers aan een project gekoppeld worden.

Group 8 Created with Sketch.

Met de functie overname (opslaan als) kan je elk document naar een ander document kopiëren. Bijvb. van offerte naar order.


Vorderingsstaat

Aan de hand van de details op één of meerdere aan een project gekoppelde offertes, is het mogelijk om een vorderingsstaat te genereren. De vorderingsstaat werkt volgens het klassieke systeem van huidige, vorige en totale vordering. Op elke lijn zie je ook het oorspronkelijke offertetotaal. Elke vorderingsvoorstel wordt in pdf bewaard. De vorderingsstaat kan automatisch gefactureerd worden.


Order

De module orders heeft een centrale functie in Admin2Win. In dit orderbeheer worden de bestellingen van klanten ingegeven en worden de uitgevoerde leveringen aan klanten nauwgezet afgeboekt. Via de ordermodule heb je op elk moment een correct zicht op de backorders klanten. Een order kan desgevallend direct omgezet worden naar een project of productieopdracht.


Leverbon

Het is mogelijk om een leverbon op te maken, gebruik makend van vrije tekstlijnen en uitgebreide omschrijvingen. Een leverbon kan op een eenvoudige manier gefactureerd worden. Het is echter ook mogelijk om een leverbon op te maken via het afpunten van de nog openstaande orderlijnen.

Group 8 Created with Sketch.

Admin2Win Mobile is ons platform voor de mobiele medewerker. Admin2Win Mobile App is een app voor Windows 10 die zowel kan gebruikt worden op een klassieke laptop als op een tablet. Het systeem werkt zonder directe verbinding met het internet. De gegevens worden naar de backoffice overgebracht wanneer er wel verbinding is.

Met de toepassing Leverbon kan de mobiele medewerker de in de backoffice voorbereide leverbon door de klant laten aftekenen en deze vervolgens op een eenvoudige manier afmelden, zodanig dat deze in de backoffice verder kan verwerkt worden. Daarnaast kan hij ook nog ingevulde documenten (Excel, Word, pdf, …) en genomen foto’s op een eenvoudige manier bij de bon opslaan zodat deze mee doorgestuurd worden naar de backoffice.


Factuur

De laatste stap in het proces van de verkoop is de facturatie. Je kan in deze module een factuur op verschillende manieren door het systeem laten genereren. Zo kan je factureren genereren vanuit een leverbon, een vorderingstaat, een interventiebon of de nacaluclatie van een project. Daarnaast is het mogelijk om een manuele of eenvoudige factuur op te maken, gebruik makend van vrije tekstlijnen en meer uitgebreide omschrijvingen.

Group 8 Created with Sketch.

Admin2Win is e-factuur ready. Dit betekent dat een digitale versie van het document zowel in leesbare pdf als in xml (UBL) geautomatiseerd via mail naar klanten kunnen verstuurd worden. Daarnaast kan de elektronische versie van de factuur direct ook uitgewisseld worden met diverse boekhoudpakketten (Yuki, Octopus, Exact Online, Wings, ExpertM, Topaccount, Briljant, Sage Bob 50, Venice, Adsolut, Admisol, Winbooks, …) of zelfs verstuurd worden (bijvb. via Codabox naar Peppol).


Openstaande klanten / rappels

Voor klanten die eventueel niet zelf de ingave doen van hun boekhouding in een boekhoudpakket is het evenwel mogelijk om de opvolging van openstaande facturen in Admin2Win zelf te doen. Bij een inkomende betaling van een klant kan deze in het debiteurenbeheer ingegeven worden. Voor de vervallen facturen kunnen rappelbrieven geautomatiseerd via e-mail uitgestuurd worden.

Group 8 Created with Sketch.

Het afpunten van inkomende betalingen kan geautomatiseerd worden via het inlezen van Coda-bestanden.

Interesse in Admin2Win? Boek een kennismakingsgesprek

ETS Nieuws

Blijf op de hoogte van de meest recente ETS Informatics-nieuwtjes. In deze korte nieuwberichten zetten we ook graag de meest interessante Admin2Win- en Wings-features in de kijker.

Admin2Win: Toevoegen van elektronische bijlage aan documenten nu nog eenvoudiger

Admin2Win: Order als voorbereiding voor de facturatie

Admin2Win: Gestructureerde mededeling op de factuur

Admin2Win: Subtotalen in offerte

Admin2Win: Intelligente afdrukken / layouts

Alle blogberichten Path Created with Sketch.

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info