Goedkeuringsflow aankoopfacturen: helemaal klaar en leverbaar

Mag deze aankoopfactuur ingeschreven worden in de boekhouding? Zijn er opmerkingen? Heeft de zaakvoerder en/of de projectleider ze reeds goedgekeurd? Mag de factuur betaald worden? Dit zijn vragen die heel veel worden gesteld als het over aankoopfacturen gaat.

Tot op heden had factuurcontrole in Admin2Win inderdaad als belangrijkste functie het toewijzen van kosten aan projecten. Dit gebeurt enerzijds via het afpunten van voor het project aangekochte materialen of door het direct toewijzen van het bedrag van een aankoopfactuur aan een project, met daarbij ook de mogelijkheid om het bedrag van de factuur uit te splitsen over meerdere projecten.

Op vraag van verschillende klanten is hier nu ook goedkeuringsflow aan toegevoegd. Deze nieuwe functie was reeds aangekondigd en is vandaag leverbaar.

Met goedkeuringsflow kan bij het digitaal ontvangen van een aankoopfactuur aangeduid worden wie (één of meerdere personen) binnen de organisatie de aankoopfactuur moet goedkeuren. Bij het goed- of eventueel afkeuren kunnen ook opmerkingen per individuele factuur ingegeven worden.

In de overzichtslijst van de aankoopfacturen in factuurcontrole wordt getoond of de factuur ondertussen door de aangeduide personen goedgekeurd werd of niet en of er opmerkingen zijn. Via een functie kan de goedkeurder eenvoudig via mail herinnerd worden dat hij of zij een bepaalde factuur nog moet bekijken.

In dezelfde lijst kan op elk moment een factuur doorgestuurd worden om ingeboekt te worden in de boekhouding en/of kan deze op een eenvoudige manier in een betalingslijst opgenomen worden. Ook deze zaken worden zichtbaar gemaakt in de overzichtslijst van de aankoopfacturen.

In de lijst aankoopfacturen in de factuurcontrole zijn ook een aantal filtermogelijkheden toegevoegd zoals vervallen (j/n), goedgekeurd (j/n), doorgestuurd naar de boekhouding (j/n), reeds doorgestuurd voor betaling (j/n), …