Te verwachten in Admin2Win: uitbreiding aankoopfactuurcontrole

Het zal wat aanpassing vragen, maar de overstap naar de digitale factuur (Peppol) biedt zeker ook de mogelijkheid om het administratief proces rond aankoopfacturen beter te organiseren. Wij voorzien daarom op korte termijn factuurcontrole nog uit te breiden met een aantal extra mogelijkheden.

Tot op heden had factuurcontrole in Admin2Win inderdaad als belangrijkste functie het toewijzen van kosten aan de verschillende projecten. Dit gebeurt enerzijds via het afpunten van voor het project aangekochte materialen of door het direct toewijzen en uitsplitsen van een aankoopfactuur naar een of meerdere projecten.

Met als streefdatum voor release nog dit voorjaar voorzien wij om volgende extra functies aan factuurcontrole toe te voegen:

• Goedkeuringsflow

Na ontvangst van de aankoopfactuur in de factuurcontrole zal het mogelijk zijn om een of meerdere personen binnen de organisatie aan te duiden die de aankoopfactuur met een eenvoudige ja of neen moet(en) goedkeuren.

Het goedkeuren zelf zal door de aangeduide personen eenvoudig en snel kunnen gedaan worden in Admin2Win, in een nieuw speciaal hiervoor ontworpen scherm. In beide gevallen, zowel bij goedkeuring als afkeuring, zal de goedkeurder ook een memo kunnen ingegeven.

In de overzichtslijst van de aankoopfacturen zal het zichtbaar zijn of de goedkeuring in orde is en/of er een memo werd ingegeven. In de overzichtslijst aankoopfacturen zal hieraan naar keuze een passend gevolg kunnen gegeven worden, zoals het document klaarzetten voor inschrijving in de boekhouding, klaarzetten voor betaling, op afgewerkt zetten, …

• Naar boekhouding

Op dit moment wordt de aankoopfactuur als document pas klaargezet voor de boekhouding na afwerking in de factuurcontrole. Het klaarzetten voor de boekhouding zal nu ook als functie in de knoppenbalk voorzien worden, zodanig dat er ook tussentijds op elk moment kan beslist worden om de aankoopfactuur vrij te geven om ook ingeboekt te worden in de boekhouding.

In de overzichtslijst van de aankoopfacturen zal het zichtbaar zijn welke facturen er reeds naar de boekhouding werden doorgestuurd en welke niet.

• Betaallijst

In de lijst aankoopfacturen zal het ook mogelijk zijn om op een eenvoudige manier een betaallijst leveranciers voor te bereiden. Vanuit de gefilterde lijst aankoopfacturen (openstaand, vervallen, goedkeuringsflow ok, …) zal er via een functie een betaallijst gegenereerd kunnen worden. Naast nog wat finetuning zal aan deze lijst te betalen facturen nog een (memo)datum en eventueel ook de bankrekening waarmee de betaling moet uitgevoerd worden kunnen toegevoegd worden.

In de overzichtslijst van de aankoopfacturen zal het zichbaar zijn welke facturen er reeds doorgestuurd werden voor betaling en welke niet.

Op dit moment hebben we geen idee of dit ook een wens van de klanten zal zijn, maar we bekijken zeker ook reeds de technische mogelijkheden om van deze betalingslijst ook effectief een betalingsbestand voor de bank aan te maken.