Elektronische B2B-facturatie / Peppol: stand van zaken

Tot nu toe tekenen met uitzondering van een paar al onze klanten in bij Cecurity als acces-provider voor het versturen van hun Peppol-facturen vanuit Admin2Win naar de klant. Wij zijn zeer tevreden dat het overgrote deel van onze klanten ervoor kiest om via hetzelfde platform ook Peppol-facturen te ontvangen.

Nog even de voordelen van het concept dat wij voor onze klanten uitwerkten:

• Directe koppeling met Admin2Win voor het versturen van documenten
• Fysische download van de aankoopfacturen (ubl/xml/Pdf) i.p.v. directe boeking
• Huidige manier van digitale verwerking van de aankoopfacturen ifv factuurcontrole en boekhouding blijft mogelijk
• Via onafhankelijke partner, bijvb. niet gekoppeld aan boekhoudpakket of ander.
• Partner levert hoge servicegraad. Helpdesk beschikbaar.

Er zijn ondertussen heel wat klanten opgestart. Andere hebben al hun software-update gekregen met de nodige Peppol-functionaliteit aan boord, maar wachten nog met de implementatie.

Met de ervaring die we tot nu toe hebben, is het inderdaad zo dat de implementatie van Peppol in principe snel en vlot kan verlopen. Er kan evenwel bij het ‘onboarden’ altijd een technisch issue zijn dat wat tijd vraagt om opgelost te worden.

Anderzijds is het zo dat er naast de technische installatie ook nog een aantal praktische zaken moeten gebeuren. Wij merken in de praktijk zelf dat het dikwijls nodig is om met individuele klanten of leveranciers contact op te nemen en toch even af te stemmen wat Peppol betreft. Het hoeft geen betoog dat dit allemaal de nodige tijd vraagt.

Ons advies blijft dus om niet tot de laatste dag te wachten om met Peppol te starten. Temeer omdat er ons toch berichten bereiken dat er gedreigd wordt met administratieve geldboetes bij niet-naleving:

• 1500 euro bij de eerste vaststelling
• 3000 euro bij een tweede inbreuk
• 5000 euro bij verdere overtredingen.

Ook is er het feit dat volgens de btw-wetgeving enkel btw mag afgetrokken worden als de factuur formeel geldig is. In concreto zou dit betekenen dat je na 01/01/26 de btw niet meer kan aftrekken van een factuur die door de leverancier per post of per mail werd doorgestuurd.