Elektronische B2B-facturatie / Peppol: stand van zaken

Tot nu toe tekenen met uitzondering van een paar al onze klanten in bij Cecurity als acces-provider voor het versturen van hun Peppol-facturen vanuit Admin2Win naar de klant. Wij zijn ook zeer tevreden dat het overgrote deel van onze klanten er ook voor kiest om via hetzelfde platform ook Peppol-facturen te ontvangen.

Nog even de voordelen van het concept dat wij voor onze klanten uitwerkten:

• Directe koppeling met Admin2Win voor het versturen van documenten
• Fysische download van de aankoopfacturen (.xml/Pdf) i.p.v. directe boeking
• Huidige manier van digitale verwerking van de aankoopfacturen ifv factuurcontrole en boekhouding blijft mogelijk
• Via onafhankelijke partner, bijvb. niet gekoppeld aan boekhoudpakket of ander.
• Partner levert hoge servicegraad. Helpdesk beschikbaar.

Er zijn ondertussen reeds heel wat klanten opgestart. Zij versturen naar bepaalde klanten nu reeds hun verkoopfacturen via Peppol en ontvangen van bepaalde leveranciers reeds hun facturen via Peppol. Andere hebben al de nodige software-update gekregen met de nodige Peppol-functionaliteit aan boord, maar wachten nog met de implementatie.

Ons advies blijft echter toch om niet tot de laatste dag te wachten. Temeer omdat er ons toch berichten bereiken dat er gedreigd wordt met administratieve geldboetes bij niet-naleving:

• 1500 euro bij de eerste vaststelling
• 3000 euro bij een tweede inbreuk
• 5000 euro bij verdere overtredingen.

Ook is er het feit dat volgens de btw-wetgeving enkel btw mag afgetrokken worden als de factuur formeel geldig is. In concreto zou dit betekenen dat je na 01/01/26 de btw niet meer kan aftrekken van een factuur die door de leverancier per post of per mail werd doorgestuurd.

Met de ervaring die we tot nu toe hebben, is het inderdaad zo dat de implementatie van Peppol in principe snel en vlot kan verlopen. Er kan evenwel bij het ‘onboarden’ altijd een technisch issue zijn dat wat tijd vraagt om opgelost te worden.

Anderzijds is het zo dat er naast de technische installatie toch ook nog een aantal praktische zaken moeten gebeuren. Wij merken in de praktijk zelf dat het dikwijls toch nodig is om met individuele klanten of leveranciers contact op te nemen en toch even af te stemmen wat Peppol betreft. Het hoeft geen betoog dat dit allemaal toch wat tijd vraagt.

Op tijd beginnen blijft dus de boodschap!

Cecurity: solide partner!

Onze ervaringen met Cecurity als Peppol-accespoint zijn tot nu toe zeer positief. Zij doen alles om onze klanten in de watten te leggen. Er is in de eerste plaats al heel veel ondersteuning bij het ‘onboarden’ van elke individuele klant. Ook hun helpdesk levert goed werk in het geval van een technisch issue. Wij zijn ervan overtuigd dat dergelijk niveau van service in de toekomst zal nodig blijven.

Peppol: wat met managementvennootschappen?

Wij kregen tijdens onze informatieronde naar de klant zeer veel volgende vraag. Kunnen wij voor onze managementvennootschap(pen) nog blijven factureren in Excel? Moet voor deze managementvennootschap ook een Peppol-oplossing gezocht worden, ook al worden er maar 12 verkoopfacturen per jaar gemaakt? Het antwoord op de eerste vraag is: ‘neen’. Het antwoord op de tweede vraag is: ‘ja’.

Wij hebben samen met Cecurity specifiek voor managementvennootschappen een oplossing uitgewerkt. Wij van onze kant zorgen voor het (voordelig) ter beschikking stellen van een of meerdere extra dossiers in Admin2Win voor de opmaak en het verzenden van de facturen. Cecurity rekent voor de Peppol-acces van deze vennootschappen een voordelige fee. Het (beperkte) verbruik wordt eenvoudig via het hoofddossier verrekend.